La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne : une procédure simplifiée pour les employeurs

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire que tout employeur doit effectuer pour chaque embauche réalisée. Afin de faciliter cette démarche, il est désormais possible de réaliser la DPAE en ligne, permettant ainsi un gain de temps considérable et une meilleure traçabilité des informations. Cet article vous présente les principales caractéristiques de la DPAE en ligne, ainsi que les étapes à suivre pour réaliser cette démarche en toute simplicité.

Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?

Instaurée par la loi du 16 janvier 2008 relative à la modernisation du marché du travail, la DPAE a pour principal objectif de lutter contre le travail dissimulé en incitant les employeurs à déclarer leurs salariés auprès des organismes sociaux. Elle remplace les anciennes formalités d’embauche, telles que la déclaration unique d’embauche (DUE) et la demande d’immatriculation au régime général de la Sécurité sociale.

Concrètement, il s’agit d’une démarche administrative qui permet aux employeurs de transmettre simultanément plusieurs informations importantes concernant l’embauche d’un salarié : l’affiliation au régime général de la Sécurité sociale, l’adhésion aux caisses de retraite complémentaires et de prévoyance, la visite médicale d’embauche, l’inscription sur le registre du personnel et la déclaration à l’URSSAF ou à la MSA (pour les salariés relevant du régime agricole).

Quels sont les avantages de réaliser la DPAE en ligne ?

La DPAE en ligne présente plusieurs avantages pour les employeurs, notamment :

  • Une simplification des démarches : au lieu d’envoyer plusieurs documents à différents organismes, il suffit désormais de remplir un formulaire unique en ligne.
  • Un gain de temps considérable : une fois le formulaire rempli et validé, l’employeur reçoit immédiatement un accusé de réception électronique attestant que la DPAE a bien été prise en compte. Il n’est donc plus nécessaire d’attendre plusieurs jours pour recevoir un courrier postal.
  • Une meilleure traçabilité des informations : grâce au numéro d’accusé de réception, l’employeur peut facilement suivre le traitement de sa DPAE et s’assurer qu’elle a bien été prise en compte par les organismes concernés.
  • Un archivage facilité : la DPAE en ligne est conservée sur un espace sécurisé accessible à tout moment par l’employeur, qui peut ainsi consulter ou télécharger ses déclarations antérieures.
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Comment réaliser une DPAE en ligne ?

Pour effectuer une DPAE en ligne, il convient de suivre les étapes ci-dessous :

  1. Inscription sur le site de l’URSSAF ou de la MSA : l’employeur doit tout d’abord créer un compte sur le site internet de l’organisme concerné (URSSAF pour les salariés relevant du régime général, MSA pour ceux relevant du régime agricole). Cette inscription est gratuite et permet d’accéder à un espace sécurisé dédié aux déclarations en ligne.
  2. Accès au formulaire de DPAE : une fois connecté à son espace personnel, l’employeur peut accéder au formulaire de déclaration préalable à l’embauche. Ce formulaire contient plusieurs rubriques à compléter, telles que les coordonnées de l’entreprise, les informations relatives au salarié embauché (nom, prénom, date de naissance, etc.) et les caractéristiques du contrat de travail (type, durée, horaires, etc.).
  3. Validation et envoi de la DPAE : après avoir vérifié que toutes les informations renseignées sont correctes, l’employeur valide et envoie sa DPAE en ligne. Un accusé de réception électronique lui est alors adressé par mail.
  4. Conservation et archivage : enfin, il est recommandé à l’employeur de conserver soigneusement cet accusé de réception ainsi que tous les documents relatifs à la DPAE (copie du contrat de travail signée par les deux parties, preuve d’affiliation aux caisses de retraite complémentaires et prévoyance, etc.).

Quelles sont les obligations des employeurs en matière de DPAE ?

La déclaration préalable à l’embauche est une obligation légale pour tout employeur, quel que soit le nombre de salariés ou la nature du contrat de travail (CDI, CDD, temps partiel, etc.). La DPAE doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche effective du salarié et au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant cette date.

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En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur s’expose à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 7 500 euros d’amende par salarié non déclaré. De plus, il peut être condamné à verser des dommages et intérêts aux organismes sociaux et aux salariés concernés.

Ainsi, la réalisation d’une DPAE en ligne permet non seulement de simplifier les démarches administratives liées à l’embauche d’un salarié, mais aussi de se conformer aux obligations légales en vigueur. Grâce à cette procédure sécurisée et rapide, les employeurs peuvent désormais gagner du temps et optimiser la gestion de leur entreprise.