La gestion des notes de frais est une tâche souvent fastidieuse et chronophage pour les entreprises et leurs employés. Pourtant, il existe aujourd’hui des solutions innovantes permettant de simplifier ce processus, tout en assurant un meilleur contrôle des dépenses et en réduisant les risques d’erreurs ou de fraudes. Dans cet article, nous vous présenterons ces outils qui révolutionnent la gestion des notes de frais et vous aideront à gagner du temps et de l’efficacité.
La digitalisation des justificatifs de frais
Il est désormais possible d’utiliser des applications mobiles pour numériser les justificatifs liés aux frais professionnels. En effet, ces outils permettent de prendre en photo les tickets de caisse, factures ou reçus, et d’enregistrer automatiquement les informations essentielles (montant, date, nature du frais…). Certains logiciels vont même jusqu’à extraire automatiquement les données grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), évitant ainsi les erreurs de saisie manuelle.
Cette digitalisation facilite grandement le travail des employés, qui peuvent se débarrasser du casse-tête consistant à conserver tous leurs justificatifs physiques et à remplir manuellement leur note de frais. De plus, cela permet aux entreprises d’avoir une meilleure traçabilité des dépenses engagées par leurs collaborateurs.
Les logiciels de gestion des notes de frais
Il existe aujourd’hui des solutions logicielles permettant de gérer efficacement les notes de frais, en centralisant toutes les informations liées aux dépenses professionnelles. Ces outils offrent plusieurs avantages :
- Un gain de temps pour les employés, qui n’ont plus à remplir manuellement leur note de frais
- Une meilleure visibilité pour les managers et responsables financiers, qui peuvent suivre en temps réel l’évolution des dépenses engagées par leurs équipes
- Une simplification du travail des services comptables et administratifs, qui disposent d’un seul et même outil pour traiter et valider les demandes de remboursement
Ces solutions sont généralement accessibles via une plateforme en ligne ou une application mobile, facilitant ainsi leur utilisation par l’ensemble des collaborateurs. Elles intègrent également des fonctionnalités avancées, telles que la possibilité de définir des règles et plafonds pour chaque type de frais (repas, hébergement…), afin d’éviter les abus et de mieux maîtriser les coûts.
L’intégration avec les outils comptables et financiers
Pour optimiser davantage la gestion des notes de frais, il est important que ces solutions s’intègrent parfaitement avec les autres outils comptables et financiers utilisés par l’entreprise. Cela permet notamment :
- D’éviter la saisie manuelle et les erreurs de transmission des données entre différents logiciels
- De faciliter le rapprochement bancaire, en associant automatiquement les opérations de remboursement aux dépenses engagées
- De simplifier la préparation des déclarations fiscales et sociales, en générant automatiquement les documents nécessaires à partir des données saisies
De plus en plus de solutions de gestion des notes de frais proposent ainsi des connecteurs avec les principaux logiciels comptables et financiers du marché, facilitant leur intégration au sein du système d’information de l’entreprise.
Les cartes bancaires professionnelles intelligentes
Parmi les nouveautés en matière de gestion des notes de frais, on trouve également les cartes bancaires professionnelles intelligentes. Il s’agit de cartes dotées d’une technologie permettant d’associer chaque transaction réalisée à une catégorie de dépense (repas, transport…), simplifiant ainsi la saisie des informations dans le logiciel de gestion des notes de frais. Ces cartes offrent également la possibilité :
- De définir des plafonds et règles d’utilisation pour chaque collaborateur, selon son profil et ses besoins
- D’obtenir un suivi en temps réel des dépenses engagées par l’ensemble des collaborateurs, grâce à une plateforme en ligne dédiée
- De bloquer ou débloquer instantanément une carte en cas de perte ou vol, directement depuis l’application mobile associée
Ces outils innovants permettent ainsi de renforcer le contrôle des dépenses professionnelles, tout en facilitant la vie des employés et des responsables financiers.
La gestion des notes de frais est indéniablement en pleine mutation, grâce aux avancées technologiques et aux solutions innovantes développées par les acteurs du marché. Ces outils permettent d’améliorer la traçabilité et le contrôle des dépenses professionnelles, tout en simplifiant le travail des collaborateurs et des services administratifs. Il est donc essentiel pour les entreprises de s’intéresser à ces solutions et d’adopter celles qui répondent le mieux à leurs besoins et contraintes.